Win-winsituatie voor klanten en SixPointTwo
EDI-connectie: ontzorgen in het orderproces
SixPointTwo wil continu verbeteren door bedrijfs- en productieprocessen steeds efficiënter te maken. Onlangs hebben we in het orderproces een belangrijke efficiencyslag gemaakt. Doordat we nu werken met Gatewise, een platform voor EDI-connecties, kunnen we onze klanten en onszelf veel tijd besparen. Hedi van Heugten, software developer, vertelt hoe dit werkt.
“Je kunt het je bijna niet meer voorstellen, maar tien jaar geleden werden alle binnenkomende orders nog handmatig verwerkt”, aldus Hedi. “Iedere regel werd met de hand ingevoerd in het project. Later werd het orderproces deels geautomatiseerd. De klant plaatste een order door een Excelbestand te sturen dat hier automatisch werd ingeladen met een script. Maar het bleef voor een groot deel nog handwerk. We moesten de files met documenten namelijk ergens vandaan halen en ook het uitvoeren van verschillende controles gebeurde nog handmatig.”
Tijd is rijp voor volledige automatisering
Vorig jaar heeft SixPointTwo de stap naar volledige automatisering van het orderproces gezet. “We zien dat steeds meer klanten daar behoefte aan hebben. Daarom hebben we het platform Gatewise geïmplementeerd. Via dit platform kunnen we EDI-connecties maken met klanten die dat willen.”
Repeterende orders: tijdwinst van twee dagen
De EDI-connectie is ideaal voor nieuwe orders met een repeterend karakter. “Dat is handig voor klanten die regelmatig dezelfde artikelen bij ons laten maken.” Hoe werkt dit? “Een klant plaatst nieuwe orders bij ons. Alle orders voor artikelen die volledig bekend zijn, worden door het systeem herkend. Die worden ’s nachts automatisch ingeladen en staan dan de volgende dag klaar voor onze productieafdeling in Tsjechië. Doordat repeterende, bekende orders niet meer door een medewerker maar door het systeem worden gecontroleerd, boeken we bij SixPointTwo een tijdwinst van twee dagen. Voor onze klanten betekent dit dat repeterende orders sneller in productie kunnen gaan en dus een verkorting van de lead-time. Een win-winsituatie dus!”
Stroomlijning
Om maximaal rendement uit de EDI-connectie te kunnen halen, is vooraf een goede afstemming met de klant nodig. “Om de informatie-uitwisseling te stroomlijnen zijn er goede afspraken gemaakt en is uitvoerig getest hoe de uitgaande en binnenkomende gegevens verwerkt moeten worden. Het gaat dan over binnenkomende orders en uitgaande orderbevestigingen, herbevestigingen, verzenddocumenten en facturen. Hierbij is gekeken naar verschillende specificaties en voorkeuren, o.a. leverdata, prijzen, specifieke kleuren, afwijkende afleveradressen en verschillende afdelingen van klanten. Daarnaast is hiermee ook het volledige facturatieproces geautomatiseerd, wat ervoor zorgt dat verkoopfacturen direct vanuit ons ERP-systeem via de EDI-connectie aan de klant gestuurd worden. Hiermee worden aan beide zijden verschillende onnodige handelingen voorkomen; dat levert verdere tijdwinst op.”
We zetten de poort zo open …
Via het platform Gatewise kan SixPointTwo met verschillende klanten EDI-connecties maken. “We kunnen de poort gemakkelijk openzetten. En we weten precies hoe we de connectie samen met de klant snel kunnen inregelen en testen.” Zowel bij SixPointTwo als aan klantzijde zijn de ervaringen met EDI positief. Ondertussen wordt al aan uitbreiding van de functionaliteit gewerkt. “We onderzoeken hoe tussentijdse wijzigingen in orders ook geautomatiseerd kunnen worden verwerkt.”
Benieuwd hoeveel tijdwinst een EDI-connectie met SixPointTwo uw bedrijf oplevert? Neem dan contact op met Hedi van Heugten.